खरीद विभागों और कानूनी सेवाओं के बीच सुसंगत कार्य की समस्या व्यापार जगत में लंबे समय से मौजूद है। जब खरीद टीम आकर्षक कीमतों और उत्कृष्ट परियोजना वितरण समय के साथ एक आदर्श नए आपूर्तिकर्ता को प्रस्तुत करती है, तो उत्साह अक्सर कम हो जाता है। कानूनी विभाग को अनुबंधों की जांच करने, यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है कि नया आपूर्तिकर्ता पिछले वाले के समान नियामक मानकों का पालन करता है, और कंपनी के लिए जोखिमों को कम करना होता है।
इस जटिलता का मुख्य कारण यह है कि विभिन्न विभाग अलग-अलग प्रक्रियाओं और प्रणालियों का उपयोग करते हैं जो ठीक से एकीकृत नहीं हो सकती हैं। data-cubed.com के डेटा से पता चलता है कि प्रक्रियाओं में बाधाओं और खराब संचार के कारण लगभग 20-30% परिचालन खर्च व्यर्थ हो जाते हैं। हालांकि, आधुनिक समस्याओं के लिए आधुनिक समाधानों की आवश्यकता है, और Tonkean द्वारा प्रस्तावित एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन स्तर इन अलग-थलग विभागों के बीच उत्पन्न होने वाले तनावों के लिए समाधान बन सकता है।
खरीद और कानूनी पेशेवरों के बीच लगातार संघर्ष का मुख्य कारण यह है कि वे अक्सर एक ही वाणिज्यिक प्रक्रिया में भाग लेते हैं, लेकिन इसे अलग-अलग दृष्टिकोणों से देखते हैं। खरीद विभाग व्यावसायिक लाभ प्राप्त करने पर केंद्रित होता है: वे गति, उच्च उत्पादकता और इष्टतम लागत चाहते हैं। दूसरी ओर, कानूनी विभाग संगठन के कानूनी हितों की रक्षा करता है, नियामक अनुपालन सुनिश्चित करता है, जोखिम कम करता है और संविदात्मक दायित्वों को पूरा करता है।
लगभग हर संगठन में विशेष प्रौद्योगिकियां उपयोग की जाती हैं जो अक्सर आधुनिक व्यवसाय संचालन के लिए आवश्यक होती हैं। फिर भी, ये सिस्टम विभागों के बीच तनाव बढ़ा सकते हैं जब प्रक्रिया को दो अलग-अलग टीमों के ध्यान की आवश्यकता होती है। कानूनी और खरीद विभागों के कार्यप्रवाह की समीक्षा करते समय, अलग-थलग प्रणालियों की समस्या स्पष्ट हो जाती है।
मैन्युअल डेटा एंट्री की आवश्यकता जैसी समस्याएं उत्पन्न होती हैं, जो कीमती समय लेती हैं, भले ही सिस्टम अत्यधिक डिजिटाइज़्ड होने चाहिए। data-cubed.com का दावा है कि औसत कर्मचारी वास्तविक मूल्य नहीं बनाने वाली गतिविधियों पर अपने काम के समय का 65% तक खर्च कर सकता है। आधे से अधिक कर्मचारी प्रतिदिन दोहराए जाने वाले कार्यों, जैसे डेटा एंट्री, पर कम से कम दो घंटे खर्च करते हैं, बजाय इसके कि वे योग्य काम करें। लेकिन अलग-थलग सिस्टम तनाव का एकमात्र स्रोत नहीं हैं; संदर्भ की कमी भी एक समस्या है जिसे एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन हल कर सकता है।
एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन स्तर को एक सेतु के रूप में देखा जाना चाहिए जो सभी लोगों, व्यावसायिक प्रक्रियाओं, एआई एजेंटों और संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणालियों के बीच स्थित होता है। सार मौजूदा तकनीक को पूरी तरह से छोड़ने का नहीं है, बल्कि इन विभिन्न प्रणालियों और प्रक्रियाओं के बीच समन्वय के स्तर को बेहतर बनाने का है। एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन स्तर अलग-अलग टीमों को कॉर्पोरेट तकनीकों का उपयोग करने की अनुमति देता है, साथ ही इन तकनीकों के माध्यम से किए गए काम का समन्वय करता है और उन्हें जोड़ता है।
संगठन के सभी विभागों में समन्वय बढ़ाने में स्पष्ट लाभ हैं, लेकिन प्रत्येक विभाग के टूलसेट को एक एकीकृत सार्वभौमिक प्रणाली से बदलने का विचार गंभीर तनाव पैदा कर सकता है। यह एक अलाभकारी और महंगी, और सबसे महत्वपूर्ण बात, अनावश्यक अवधारणा है। मौजूदा प्रणालियों को बदला नहीं जाना चाहिए, लेकिन procure-to-pay एप्लिकेशन, दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण, संचार प्लेटफॉर्म, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सिस्टम, CLM और ERP प्लेटफॉर्म जैसे उपकरणों को एक दूसरे से जुड़ा होना चाहिए।
एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन मौजूदा कॉर्पोरेट उपकरणों के ऊपर एक सामान्य परिचालन परत लगाने की अनुमति देता है। विभाग उपकरणों को बदले बिना और उनकी वर्तमान कार्यक्षमता को छोड़े बिना बातचीत कर सकते हैं। एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन का एक सबसे प्रभावी अनुप्रयोग संगठन की प्रक्रियाओं के भीतर एआई एजेंटों का उपयोग करना है। इसके बजाय कि किसी कर्मचारी को प्रक्रिया शुरू करते समय स्पष्टीकरण या जानकारी के लिए प्रत्येक विभाग से अलग से संपर्क करना पड़े, वह ऑर्केस्ट्रेशन लेयर में एआई एजेंट से अपना प्रश्न पूछ सकता है। यह एजेंट फिर पूर्व-स्थापित संगठनात्मक नीतियों के आधार पर निर्धारित करेगा कि किन विभागों की आवश्यकता है, और अनुरोध प्रसंस्करण प्रक्रिया शुरू करेगा।
इस तरह का समन्वय समय और अनावश्यक संचार बचाएगा, क्योंकि एआई एजेंट किसी भी प्रक्रिया के भीतर केवल संबंधित विभागों से संपर्क करेंगे। फोर्ब्स के अनुमानों के अनुसार, लगभग 42% व्यवसाय मालिकों ने वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने के लिए एआई एजेंटों के उपयोग को आशाजनक माना। संगठनों में सहयोग विभागों के टूलकिट को बदलने में नहीं है, बल्कि एक सामान्य प्रक्रिया के चारों ओर उन्हें एकजुट करने में है, जो एजेंट ऑर्केस्ट्रेशन स्तर प्रदान करेगा।