उच्च स्तरीय टीमों और अत्याधुनिक सॉफ्टवेयर का संयोजन न केवल उत्कृष्ट सिस्टम प्रदान कर सकता है, बल्कि व्यवसाय के लिए विकास और नवाचार का उत्प्रेरक भी बन सकता है। यह Argility/Smollan Technologies में गूगल के समाधानों के प्रबंध निदेशक, जपी साउंडर्स का दावा है। वह बताते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट 365 से गूगल वर्कस्पेस पर स्मॉलान के समूह माइग्रेशन की सफल समाप्ति दर्शाती है कि कैसे टीम की तालमेल और उपयुक्त सॉफ़्टवेयर व्यवसाय को बदल सकते हैं।
स्मॉलान टेक्नोलॉजीज के भीतर, Argility Digicloud Africa के क्षेत्र में गूगल प्रीमियर पार्टनर के रूप में कार्य करता है, जो स्मॉलान का डेटा और प्रौद्योगिकी से संबंधित एक डिवीजन है। साउंडर्स इस बात पर जोर देते हैं कि यह परियोजना, जिसे कई डोमेन और क्षेत्रों के साथ सबसे जटिल वैश्विक गूगल वर्कस्पेस कार्यान्वयनों में से एक माना जाता है, प्रक्रिया के सभी प्रतिभागियों के त्रुटिहीन काम पर निर्भर थी।
वह समझाते हैं कि गूगल प्लेटफॉर्म प्रदान करता है और लगातार इसे बेहतर बनाता है, जबकि गूगल क्लाउड डिस्ट्रीब्यूटर Digicloud Africa महाद्वीप पर इसकी उपलब्धता सुनिश्चित करता है, जिसमें भागीदारों को प्रशिक्षण भी शामिल है। इस बीच, स्मॉलान जैसी ग्राहक जोखिम लेता है, अग्रणी बनकर। साउंडर्स के अनुसार, यदि इन तत्वों में से कोई भी हटा दिया जाए, तो या तो कुछ भी नहीं होगा या कुछ नकारात्मक होगा जिसे नुकसान के रूप में अनदेखा किया जाएगा।
वह कहते हैं, 'पिछले दो वर्षों में इस परियोजना को लागू करते हुए, हमने देखा कि श्रृंखला के चारों हिस्से एक साथ अपना काम कर रहे थे, जबकि केंद्र में प्लेटफॉर्म में ऐसे बदलाव आए जिन्हें जितना होना चाहिए था उससे कम लोगों ने नोटिस किया।'
गूगल वर्कस्पेस का विकास
साउंडर्स बताते हैं कि पिछले एक साल में गूगल वर्कस्पेस में महत्वपूर्ण बदलाव हुए हैं। सबसे स्पष्ट संकेत अप्रैल में क्लाउड नेक्स्ट कार्यक्रम था, जहां वर्कस्पेस इंटेलिजेंस सुविधा प्रस्तुत की गई थी। यह सुविधा कोई अलग एप्लिकेशन नहीं है, बल्कि एक परत है जो जीमेल, डॉक्स, स्लाइड्स, शीट्स और चैट के ऊपर काम करती है, जो संगठन के भीतर जानकारी के संबंध को समझ सकती है।
वर्कस्पेस इंटेलिजेंस यह निर्धारित करने में मदद करता है कि कौन सा दस्तावेज़ किस परियोजना से संबंधित है, कौन किससे बातचीत कर रहा है, और कंपनी किसी शब्द से क्या मतलब रखती है जिसका अन्य स्थानों पर अलग अर्थ होता है। अधिकांश कृत्रिम बुद्धिमत्ता उपकरणों के विपरीत जो केवल डेटा से जुड़ते हैं, यह प्रणाली उन्हें समझने के लिए बनाई गई है।
इसके अलावा, दिसंबर से वर्कस्पेस स्टूडियो सार्वजनिक रूप से उपलब्ध हो गया है। साउंडर्स विस्तार से बताते हैं: 'वित्त विभाग का कोई व्यक्ति एक वाक्य में वर्णन कर सकता है कि चालान प्राप्त होने पर क्या होना चाहिए, और यह उनके ईमेल और फ़ाइलों के माध्यम से काम करने वाले एजेंट में बदल जाता है, बिना डेवलपर की भागीदारी के। फिर गूगल ने कौशल जोड़े, जो मुझे लगता है कि कई संगठनों ने अभी तक महसूस नहीं किया है: कौशल उस तरीके को लेता है जिससे आपकी कंपनी कोई कार्य करती है - वाक्य को प्रारूपित करना, अनुबंध की जाँच करना, स्थिति रिपोर्ट लिखना - और इसे एक पुन: प्रयोज्य तत्व में बदल देता है जिसे कोई भी चाहने वाला ट्रिगर कर सकता है।'
आठ भाषाओं में 24 समय क्षेत्रों में काम करने वाले व्यवसाय के लिए, यह सिर्फ सुविधा नहीं है। यह ज्ञान कि इसे सही ढंग से कैसे किया जाता है, हमेशा अनुभवी कर्मचारियों के दिमाग में रहा है, और वे उनके जाने के साथ गायब हो जाते हैं। अब, यह एक ऐसी वस्तु बन सकती है जिसे पहले सप्ताह में नए कर्मचारी को सौंपा जा सकता है।
वह शासन (गवर्नेंस) के महत्व पर भी जोर देते हैं: 'गूगल के माध्यम से प्रशासक एजेंटों को देख और निलंबित कर सकते हैं या एक स्ट्रीम में एक अनुमति वापस ले सकते हैं। जेमिनी डीएलपी टैग और शर्तों के आधार पर डिस्क की सामग्री तक जेमिनी की पहुंच को रोकता है। डेटा प्रोसेसिंग को क्षेत्र से जोड़ा जा सकता है, और क्लाइंट एन्क्रिप्शन कंपनी को गूगल सहित किसी को भी पहुंच से रोकने की अनुमति देता है। इन नियंत्रणों के आने से पहले, CISO के साथ बातचीत हमेशा एक ही निष्कर्ष पर समाप्त होती थी।'
आईटी कार्यक्षमता सुनिश्चित करना
साउंडर्स इस बात पर जोर देते हैं कि सॉफ्टवेयर अपने आप स्थापित नहीं होता है और न ही मूल्य बनाता है। उनका तर्क है कि एजेंट प्लेटफॉर्म किसी ऐसी कंपनी में बेकार है जिस पर भरोसा नहीं किया जाता है, और प्रक्रिया को कोड करने वाला कौशल तब तक अर्थहीन है जब तक कि किसी ने मूल रूप से उस प्रक्रिया का वर्णन नहीं किया हो। जटिलता प्रौद्योगिकी से हटकर कार्यान्वयन, शासन डिजाइन और लोगों के कार्यप्रवाह को बदलने के अप्रिय काम के मुद्दों में स्थानांतरित हो गई है।
'यह वह हिस्सा है जिसे हम जानते हैं क्योंकि हमने इसे पहले खुद के लिए किया है। हमने 2010 में अपने स्वयं के व्यवसाय को गूगल पर स्थानांतरित किया, जो उस समय एक अजीब निर्णय था। इस प्लेटफॉर्म पर पंद्रह साल काम करने से हमें 2024 में गूगल वर्कस्पेस और गूगल क्लाउड दोनों के लिए गूगल प्रीमियर पार्टनर की उपाधि प्राप्त करने में मदद मिली, जो हमें दुनिया भर में गूगल भागीदारों में लगभग शीर्ष तीन प्रतिशत में रखता है,' वह साझा करते हैं।
किसी को शुरू करने की आवश्यकता है
स्मॉलान, खुदरा सेवाओं में दुनिया की सबसे बड़ी कंपनियों में से एक, ने माइक्रोसॉफ्ट 365 से वर्कस्पेस पर जाने वाले पहले कुछ बनने का फैसला किया। 'इसमें 9064 उपयोगकर्ता, 25 कंपनियां, 19 देश, 8 भाषाएं, 24 समय क्षेत्र शामिल थे, और यह एक ऐसे व्यवसाय में 547 दिनों के दौरान हुआ है जिसका कोई स्वीकार्य डाउनटाइम विंडो नहीं है और जो कभी नहीं सोता है,' साउंडर्स जोर देते हैं।
Argility के अनुसार, माइग्रेशन सफलतापूर्वक पूरा हुआ: शून्य डाउनटाइम, शून्य डेटा हानि और 99.77% सफलता दर की पुष्टि। स्मॉलान के सीईओ डेविड स्मॉलान ने कहा: 'इस पैमाने के परिवर्तन को कम नहीं आंका जा सकता है। हालांकि, बहुत अच्छी तरह से व्यवस्थित प्रक्रिया के बाद, मुझे खुशी है कि हम स्थानांतरित हो गए हैं, और हमारा पूरा तकनीकी बुनियादी ढांचा अब वास्तव में क्लाउड-केंद्रित है। यह हमारे जैसे वितरित संगठन के लिए एक बड़ा प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है, और हम गूगल प्लेटफॉर्म पर आगे काम करने के अवसरों का इंतजार कर रहे हैं।'
साउंडर्स निष्कर्ष निकालते हैं: 'नौ हजार उपयोगकर्ताओं से सीखा गया मुख्य सबक बहुत स्पष्ट था: वास्तविक परिवर्तन प्रबंधन के बिना तकनीकी परिनियोजन एक असफल माइग्रेशन है।' लेकिन Argility केवल इस माइग्रेशन पर परामर्श तक ही सीमित नहीं रहा; साउंडर्स कहते हैं, 'हमने इसे जिया है।' 'हमारे अपने बुनियादी ढांचे पर गूगल वर्कस्पेस का परिनियोजन ने हमें ऐसा स्तर का अनुभव और आत्मविश्वास दिया जो बोर्ड गेम अभ्यास से कभी नहीं मिल सकता था।'
वह बताते हैं कि चूंकि वर्कस्पेस लगातार विकसित हो रहा है, इसलिए भागीदारों को इन परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है। यहीं पर Digicloud Africa स्थित है, जो केवल वितरक से कहीं अधिक भूमिका निभाता है। अफ्रीका के लिए गूगल कार्यान्वयन भागीदार के रूप में, वे उस अधिकांश चीज़ के लिए व्यावहारिक तंत्र हैं जो बनाया गया है। प्रमाणन उनकी कार्यान्वयन क्षमताओं के कारण जारी किए जाते हैं, और प्रीमियर स्थिति इन्हीं प्रमाणनों पर आधारित है।
डिलीवरी रेडीनेस पोर्टल और इसका लेवल 1 थ्रेशोल्ड पार्टनर सर्विस फंड्स और गूगल दक्षताओं को खोलता है। उनका निरंतर प्रशिक्षण कार्यक्रम प्लेटफॉर्म को लगभग वास्तविक समय में ट्रैक करता है, जिसमें अब जेमिनी एंटरप्राइज, स्टूडियो, एजेंट प्लेटफॉर्म, पहचान और परिनियोजन शामिल हैं, जिन्हें परिवर्तन प्रबंधन से अलग नहीं, बल्कि उसके साथ पढ़ाया जाता है।
नवाचारों में मूल्य जोड़ना
साउंडर्स का मानना है कि अक्सर सारी प्रसिद्धि या आलोचना स्वयं कार्यक्रमों को मिलती है, जबकि यह पूरी तस्वीर को प्रतिबिंबित नहीं करता है। इस परियोजना में चार अलग-अलग संगठनों को बेहतर प्लेटफॉर्म पर जाने के लिए चार अलग-अलग कार्यों को उत्कृष्ट रूप से संभालना पड़ा।
उनके वर्तमान काम का अधिकांश हिस्सा संगठनों को पहले से भुगतान की गई सेवाओं से लाभ प्राप्त करने में मदद करने पर केंद्रित है। वे यह निर्धारित करते हैं कि किन प्रक्रियाओं को एजेंटों में बदला जाना चाहिए, सुरक्षा प्रबंधन को इस तरह से कैसे कॉन्फ़िगर किया जाए ताकि सुरक्षा टीम समाधान को मंजूरी दे, न कि उसे अनिश्चित काल के लिए लटकाए रखे। वे इस बात पर भी काम करते हैं कि प्लेटफॉर्म कार्यान्वयन के एक साल बाद भी प्रभावी ढंग से उपयोग किया जाता रहे। इसके अलावा, वे क्रोम एंटरप्राइज और क्रोमबुक, पहचान और सुरक्षा के मुद्दों, और अपनी क्लाउड और शिक्षा प्रथाओं को बढ़ावा देते हैं, जो इस महाद्वीप पर कई लोगों द्वारा अनुमान लगाए गए 것 से कहीं अधिक बड़ी संभावना है।
इसके अतिरिक्त, उनकी टीम गूगल से डायमंड पार्टनरशिप के अगले स्तर को प्राप्त करने पर काम कर रही है।