कर राजस्व सुधार के लिए केवल व्यावसायिक प्रणालियों को अपडेट करने से परे डेटा और प्रक्रियाओं की समीक्षा आवश्यक है

व्यावसायिक संचालन का प्रबंधन, जिसमें बिक्री, खरीद, इन्वेंट्री, वित्त और कर दस्तावेजों का उत्सर्जन शामिल है, प्रबंधन प्रणाली पर निर्भर करता है, जिसे ईआरपी (एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग) के रूप में जाना जाता है। यह सॉफ्टवेयर करों की गणना और गतिविधियों के रिकॉर्ड के लिए महत्वपूर्ण जानकारी को केंद्रीकृत करता है। हालांकि, विशेषज्ञ चेतावनी देते हैं कि केवल निर्माताओं द्वारा प्रदान किए गए कार्यक्रम को अपडेट करना कर सुधार के नए दिशानिर्देशों के साथ अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अपर्याप्त हो सकता है।

कंपनियों को नए संस्करण स्थापित करने से आगे बढ़ने की आवश्यकता है, उन्हें पैरामीटरिंग, अनुकूलन, उत्पादों और सेवाओं के रिकॉर्ड के साथ-साथ आंतरिक प्रक्रियाओं का ऑडिट करने की आवश्यकता है। किसी डेटा या अनुचित कॉन्फ़िगरेशन में एक त्रुटि चालान जारी करने से लेकर परिचालन क्रेडिट के सही उपयोग तक को प्रभावित कर सकती है।

प्रणालियों का अनुकूलन पहले से ही संक्रमण प्रक्रिया का हिस्सा है। संघीय राजस्व ने सूचित किया है कि 2026 से, करदाताओं को इलेक्ट्रॉनिक कर दस्तावेजों के उत्सर्जन से संबंधित नए दायित्वों का पालन करना होगा, जिसमें विशिष्ट लेआउट और तकनीकी नोट्स का पालन करते हुए IBS और CBS की विस्तृत जानकारी शामिल होगी। जुलाई में जारी कार्यान्वयन समयरेखा में उत्सर्जक प्रणालियों के समायोजन और करदाताओं द्वारा प्रारंभिक परीक्षण आयोजित करने की आवश्यकता भी शामिल है।

आंतरिक प्रक्रियाओं में कानून के परिवर्तन की चुनौतियाँ

रोबर्टा मार्केस, कर विशेषज्ञ और आराउज़ एडवोगाडोस कार्यालय की वकील, बताती हैं कि कानून केवल एक शुरुआती बिंदु है; वास्तविक चुनौती इन नियमों को आंतरिक परिचालन प्रक्रियाओं में बदलना है। वह समझाती हैं कि सुधार के साथ, करों की गणना के लिए ईआरपी द्वारा उपयोग किया जाने वाला तर्क, जो वर्तमान कानून पर आधारित है, पूरी तरह से बदल जाएगा।

मार्कोस ओलिवेरा, अकाउंटेंट और कर विशेषज्ञ, के लिए काम की जटिलता इस बात पर निर्भर करती है कि प्रत्येक कंपनी अपनी प्रणाली का उपयोग कैसे करती है। जबकि कुछ मूल मानक के करीब ईआरपी का उपयोग करते हैं, अन्य ने समय के साथ अनगिनत अनुकूलन जमा किए हैं। इन अंतिम मामलों में, सुधार पर उनके प्रभाव को समझने के लिए प्रत्येक संशोधन का मानचित्रण करना महत्वपूर्ण है।

ओलिवेरा उल्लेख करते हैं कि कुछ कंपनियों में इतने व्यापक अनुकूलन हैं कि वे 'फ्रैंकेंस्टीन' बन जाते हैं। वह इस बात पर जोर देते हैं कि निर्माता का अपडेट जरूरी नहीं कि कंपनी द्वारा आंतरिक रूप से किए गए सभी परिवर्तनों को कवर करे।

विनिसियस पानाचो, कर वकील और फैइला, लीमा ए रिवा एडवोगाडोस कार्यालय के भागीदार, ईआरपी अपडेट को प्रक्रियाओं की समीक्षा से जोड़ते हैं। सिस्टम तैयार है या नहीं इसकी जांच करते समय, कंपनी अपने कार्य प्रवाह और संचालन के तरीके की समीक्षा करती है। वह इस बात पर जोर देते हैं कि संगत ईआरपी होने पर भी समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं यदि पंजीकरण और डेटा गलत हैं, क्योंकि सिस्टम करों की गणना करने और कर दस्तावेजों को भरने के लिए जानकारी पर निर्भर करता है।

अनुपयुक्त डेटाबेस और परिचालन परिणामों के जोखिम

जोस होमेरो अडाबो, सेस्कोन कैंपिनास के अकाउंटेंट और वित्तीय निदेशक, ने एक कार्यात्मक प्रणाली को खराब डेटाबेस के साथ संयोजित करने के जोखिम पर चर्चा की। उनके अनुसार, सबसे गंभीर खतरा चालान जारी करने में असमर्थता है।

अडाबो चेतावनी देते हैं कि एक अनुपयुक्त डेटाबेस कर दस्तावेज के उत्सर्जन को असंभव बना सकता है। रोबर्टा मार्केस विस्तार से बताती हैं कि अस्वीकृत या गलत तरीके से जारी किए गए चालान के परिणाम प्रौद्योगिकी, वित्त, खरीद, रसद और वाणिज्यिक संचालन जैसे विभिन्न क्षेत्रों में फैल सकते हैं।

मार्केस उत्पाद पंजीकरण और कर वर्गीकरण पर विशेष ध्यान केंद्रित करती हैं, वस्तुओं को निर्दिष्ट कोड और लागू कर उपचार के साथ उनके सही जुड़ाव की जांच करने की सलाह देती हैं। गलत वर्गीकरण चालान को अस्वीकार कर सकता है और पुन: कार्य की मांग कर सकता है।

मार्कोस ओलिवेरा जोड़ते हैं कि पंजीकरण विश्लेषण में आपूर्तिकर्ता के कर शासन पर भी विचार किया जाना चाहिए, क्योंकि यह खरीदने वाली कंपनी की क्रेडिट प्राप्त करने की क्षमता को प्रभावित करता है। इस प्रकार, पंजीकरण की समीक्षा में न केवल वस्तुओं के वाणिज्यिक डेटा बल्कि कर संबंधी जानकारी भी शामिल हो जाती है।

पानाचो कर दस्तावेजों में डेटा के महत्व पर प्रकाश डालते हैं, विशेष रूप से XML में, जिसमें क्रॉस-रेफरेंसिंग के लिए संरचित जानकारी होती है। वह इस बात पर जोर देते हैं कि इस प्रकार के विश्लेषण के लिए बहुत अधिक डेटा उपलब्ध होगा, सूचना क्रॉस-रेफरेंसिंग के वर्तमान युग में डेटा की प्रासंगिकता को मजबूत करता है।

आधिकारिक समयरेखा और लचीलेपन

आधिकारिक समयरेखा कर दस्तावेजों के लिए अलग-अलग चरण निर्धारित करती है, जो दस्तावेज़ के प्रकार और करदाता पर निर्भर करता है। संयुक्त अधिनियम RFB/CGIBS nº 4/2026 अनिवार्य तिथियों और लेआउट के प्रकाशन को परिभाषित करता है, जिसमें प्रणालियों के अनुकूलन और करदाताओं द्वारा पूर्व परीक्षणों पर विचार किया गया है। ये तिथियां तकनीकी या परिचालन कारणों से मामूली समायोजन से गुजर सकती हैं।

अगस्त में, संघीय राजस्व और IBS प्रबंधन समिति ने कुछ मान्यताओं की शुरुआत में लचीलापन प्रदान किया जो IBS और CBS फ़ील्ड की अनुपस्थिति के कारण दस्तावेजों के स्वचालित रूप से अस्वीकृत होने का कारण बन सकती थीं। हालांकि इस लचीलेपन ने इन स्थितियों में स्वचालित अस्वीकृति के जोखिम को अस्थायी रूप से कम कर दिया, जानकारी प्रदान करने का दायित्व बना रहता है, और संक्रमण के दौरान तकनीकी दस्तावेज़ीकरण अपडेट होता रहता है।

परिचालन फोकस और कार्यप्रवाह की समीक्षा

रोबर्टा मार्केस के लिए, छोटी कंपनियों द्वारा सामना की जाने वाली सबसे बड़ी बाधा परिचालन क्षेत्र में है। वह सिस्टम को पैरामीट्रिज करने और व्यवसाय के नियमित संचालन, जैसे बिक्री, खरीद, रिटर्न और बोनस का अनुकरण करने की सलाह देती हैं।

विनिसियस पानाचो ईआरपी और आंतरिक प्रक्रियाओं के बीच सीधा संबंध मजबूत करते हैं। सिस्टम का मूल्यांकन कार्य प्रवाह पर जाकर और यह फिर से जांच करके किया जाता है कि संचालन का प्रत्येक चरण कैसे काम करता है। इसमें यह जांचना शामिल है कि कौन पंजीकरण दर्ज करता है, कौन दस्तावेज़ जारी करता है, कौन डेटा को मान्य करता है और कौन विफलताओं को ठीक करता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि एक क्षेत्र द्वारा उत्पन्न जानकारी बाद के चरणों में सही बनी रहे।

मार्कोस ओलिवेरा उस विचार की आलोचना करते हैं कि तैयारी का सारा काम अकाउंटेंट को सौंप दिया जाए। वह तर्क देते हैं कि बड़ी निगमों ने आंतरिक टीमों या परामर्शदाताओं के साथ अनुकूलन शुरू कर दिया है, जबकि छोटे और मध्यम आकार के उद्यम अभी भी अक्सर लेखांकन कार्यालयों के मार्गदर्शन पर निर्भर रहते हैं, जिसे वह एक बड़ी गलती मानते हैं, और यह स्वयं उद्यमी की अधिक चिंता होनी चाहिए।

इस प्रकार, अनुकूलन आईटी टीम से परे है, जिसके लिए उन क्षेत्रों की भागीदारी की आवश्यकता होती है जो प्रक्रियाओं और परीक्षणों की समीक्षा में कर संबंधी जानकारी को संभालते या उपयोग करते हैं। विशेषज्ञों के मार्गदर्शन और सक्षम निकायों द्वारा जारी तकनीकी आवश्यकताओं के आधार पर, तैयारी को खंडित किया जा सकता है:

आधिकारिक समयरेखा क्रमिक है, और कंपनियों को यह जांचना चाहिए कि कौन से नियम उपयोग किए जाने वाले कर दस्तावेजों पर लागू होते हैं। संघीय राजस्व और CGIBS सलाह देते हैं कि करदाता और डेवलपर्स अपने नियोजन में अनुकूलन की समय सीमा और पूर्व परीक्षणों को शामिल करें। ओलिवेरा देखते हैं कि जहां बड़ी कंपनियां अपनी स्वयं की टीमों या परामर्शदाताओं के साथ आगे बढ़ रही हैं, वहीं एसएमई अभी भी लेखांकन मार्गदर्शन की प्रतीक्षा कर रहे हैं। अकाउंटेंट चेतावनी देता है कि जो लोग अब, अगस्त या सितंबर में योजना बना रहे हैं, वे पहले से ही काफी पीछे हैं, और उन्हें पिछले साल के अंत या इस साल की शुरुआत में शुरू करना चाहिए था।

रोबर्टा मार्केस निष्कर्ष निकालती हैं कि संक्रमण काल का उपयोग पंजीकरण को परिष्कृत करने, प्रणालियों को कॉन्फ़िगर करने और व्यापक दायरे में बदलाव आने से पहले संचालन का परीक्षण करने के लिए किया जाना चाहिए। उनके लिए, चुनौती का सार सुधार के नियमों को दैनिक व्यावहारिक प्रक्रियाओं में अनुवाद करना है। इसलिए, तकनीकी आधुनिकीकरण एक अपडेट स्थापित करने के साथ समाप्त नहीं होता है; यह सुनिश्चित करना अनिवार्य है कि सिस्टम, डेटा और कंपनी की वास्तविक प्रक्रियाएं एकीकृत हों और नई नियामक आवश्यकताओं के अनुसार संचालित हों।