Проблема слаженной работы между отделами закупок и юридическими службами существует давно в мире бизнеса. Когда команда по закупкам представляет идеального нового поставщика с выгодными ценами и отличными сроками выполнения проекта, энтузиазм часто угасает. Юридическому отделу необходимо провести проверку контрактов, убедиться, что новый поставщик соответствует тем же регуляторным стандартам, что и предыдущие, и минимизировать риски для компании.
Основная причина этой сложности заключается в том, что различные департаменты используют отдельные процессы и системы, которые могут не интегрироваться должным образом. Данные от data-cubed.com показывают, что из-за узких мест в процессах и плохой коммуникации около 20–30% операционных расходов расходуются впустую. Однако современные проблемы требуют современных решений, и агентский уровень оркестрации, который предлагает Tonkean, может стать решением для трений, возникающих между этими разрозненными подразделениями.
Ключевая причина частых конфликтов между закупками и юристами кроется в том, что они часто участвуют в одном и том же коммерческом процессе, но рассматривают его с разных точек зрения. Отдел закупок сосредоточен на получении коммерческой выгоды: они стремятся к скорости, высокой производительности и оптимальной стоимости. В свою очередь, юридический отдел обеспечивает защиту законных интересов организации, гарантируя соблюдение нормативных актов, снижение рисков и выполнение договорных обязательств.
Практически в каждой организации используются специализированные технологии, которые зачастую необходимы для современного функционирования бизнеса. Тем не менее, эти системы могут усиливать трение между отделами, когда процесс требует внимания двух разных команд. При рассмотрении рабочих процессов юридического и закупочного отделов проблема изолированных систем становится очевидной.
Возникают такие проблемы, как необходимость ручного ввода данных, что отнимает драгоценное время, хотя системы должны быть высоко оцифрованы. data-cubed.com утверждает, что средний сотрудник может тратить до 65% рабочего времени на деятельность, которая не создает реальной ценности. Более половины сотрудников ежедневно тратят не менее двух часов на повторяющиеся задачи, вроде ввода данных, вместо того чтобы заниматься квалифицированной работой. Но изолированные системы — это не единственный источник трения; недостаток контекста также является проблемой, которую может решить агентская оркестрация.
Агентский уровень оркестрации следует рассматривать как связующее звено, которое располагается между всеми людьми, бизнес-процессами, ИИ-агентами и системами, используемыми организацией. Суть не в том, чтобы полностью отказаться от существующей технологии, а в том, чтобы улучшить уровень координации между этими разными системами и процессами. Агентский уровень оркестрации позволяет раздельным командам использовать корпоративные технологии, одновременно координируя работу, выполняемую через эти технологии и соединяя их.
Существуют явные преимущества в повышении координации во всех отделах организации, однако мысль о замене всего набора инструментов каждого отдела единой универсальной системой может вызвать сильный стресс. Это невыгодная и дорогостоящая идея, а главное — ненужная. Существующие системы не должны заменяться, но такие инструменты, как приложения procure-to-pay, инструменты управления документами, платформы связи, системы электронной подписи, CLM и ERP-платформы, должны быть связаны друг с другом.
Агентская оркестрация дает возможность наложить общий операционный слой поверх существующих корпоративных инструментов. Отделы смогут взаимодействовать, не меняя инструменты и не отказываясь от их текущей функциональности. Одним из наиболее эффективных применений агентской оркестрации является использование ИИ-агентов в рамках процессов организации. Вместо того чтобы сотруднику приходилось отдельно обращаться в каждый отдел за разъяснениями или информацией при начале процесса, он может просто задать свой запрос ИИ-агенту в слое оркестрации. Этот агент затем определит, какие отделы необходимы на основе ранее установленных организационных политик, и начнет процесс обработки запроса.
Подобная координация сэкономит время и ненужную коммуникацию, поскольку ИИ-агенты будут связываться только с соответствующими отделами в рамках любого процесса. По оценкам Forbes, около 42% владельцев бизнеса считали использование ИИ-агентов для оптимизации рабочих процессов перспективным. Сотрудничество в организациях заключается не в замене инструментария отделов, а в их объединении вокруг общего процесса, что и обеспечит агентский уровень оркестрации.