Управление бизнес-операциями, охватывающее продажи, закупки, склад, финансы и выпуск налоговых документов, зависит от системы управления, известной как ERP (Enterprise Resource Planning). Это программное обеспечение централизует критически важную информацию для расчета налогов и регистрации деятельности. Однако эксперты предупреждают, что простое обновление программы, предоставленной производителями, может быть недостаточным для обеспечения соответствия новым директивам налоговой реформы.
Компаниям необходимо выйти за рамки установки новых версий, проведя аудит параметров, настроек, учета товаров и услуг, а также внутренних процедур. Ошибка в данных или некорректная настройка может повлиять как на выпуск налоговой накладной, так и на правильное использование операционных кредитов.
Адаптация систем уже является частью переходного процесса. Федеральная налоговая служба сообщила, что начиная с 2026 года налогоплательщики должны будут соответствовать новым требованиям, касающимся выпуска электронных налоговых документов, которые будут включать подробную информацию об IBS и CBS в соответствии со специфическими макетами и техническими записками. График внедрения, опубликованный в июле, также предусматривает необходимость адаптации эмиссирующих систем и проведения предварительных испытаний налогоплательщиками.
Проблемы преобразования законодательства во внутренние процессы
Роберта Маркеш, налоговый юрист и адвокат фирмы Araúz Advogados, отмечает, что законодательство служит лишь отправной точкой; настоящая проблема заключается в преобразовании этих норм во внутренние операционные процессы. Она объясняет, что с реформой логика, используемая ERP для расчета налогов, основанная на действующем законодательстве, претерпит полную смену.
Для Маркоса Оливейры, бухгалтера и налогового специалиста, сложность работы варьируется в зависимости от того, как каждая компания использует свою систему. В то время как некоторые используют ERP близким к исходному стандарту, другие накопили множество пользовательских настроек с течением времени. В последних случаях крайне важно составить карту каждой модификации, чтобы понять ее влияние на реформу.
Оливейра упоминает, что существуют компании с настолько обширными пользовательскими настройками, что они становятся «Франкенштейном». Он подчеркивает, что обновление от производителя не обязательно покрывает все изменения, внесенные компанией внутри.
Винисиус Паначо, налоговый юрист и партнер фирмы Failla, Lima e Riva Advogados, связывает обновление ERP с пересмотром процессов. Проверяя готовность системы, компания пересматривает свои рабочие процессы и то, как проводятся операции. Он подчеркивает, что даже при совместимом ERP могут возникнуть проблемы, если учетные данные и данные некорректны, поскольку система зависит от информации для расчета налогов и заполнения налоговых документов.
Риски неадекватных баз данных и операционные последствия
Жозе Хомеро Адабо, бухгалтер и финансовый директор Sescon Campinas, затронул риск сочетания функциональной системы с дефектной базой данных. По его словам, самая серьезная опасность — невозможность выпустить налоговую накладную.
Адабо предупреждает, что неадекватная база данных может сделать невозможным выпуск налогового документа. Роберта Маркеш детализирует, что последствия отклоненной или ошибочно выставленной накладной могут распространиться на различные области, такие как технологии, финансы, закупки, логистика и коммерческие операции.
Маркеш уделяет особое внимание учету товаров и налоговой классификации, рекомендуя проверять коды, присвоенные позициям, и их правильную привязку к применимому налоговому режиму. Ошибочная классификация может привести к отклонению накладной и потребовать повторной работы.
Маркос Оливейра дополняет, что анализ учета должен также учитывать налоговый режим поставщика, поскольку это влияет на способность покупающей компании принимать кредиты. Таким образом, пересмотр учета включает в себя налоговую информацию, а не только коммерческие данные о товарах.
Паначо подчеркивает важность данных в налоговых документах, особенно в XML, который содержит структурированную информацию, подлежащую перекрестной проверке. Он отмечает, что для такого рода анализа будет доступно гораздо больше данных, подчеркивая актуальность данных в нынешнюю эпоху перекрестного анализа информации.
Официальный график и послабления
Официальный график устанавливает различные этапы для налоговых документов в зависимости от типа документа и налогоплательщика. Совместный акт RFB/CGIBS № 4/2026 определяет даты обязательности и публикацию макетов, учитывая адаптацию систем и предварительные испытания налогоплательщиками. Эти даты могут подвергаться точечной корректировке по техническим или операционным причинам.
В августе Федеральная налоговая служба и Руководящий комитет IBS смягчили начало некоторых проверок, которые могли привести к автоматическому отклонению документов из-за отсутствия полей IBS и CBS. Хотя это смягчение временно снижает риск автоматического отклонения в таких ситуациях, обязанность предоставлять информацию сохраняется, и техническая документация продолжает обновляться в ходе перехода.
Операционный фокус и пересмотр рабочих процессов
По мнению Роберты Маркеш, самое большое препятствие, с которым сталкиваются малые предприятия, находится в операционной сфере. Она советует параметризовать систему и моделировать рутинные операции бизнеса, такие как продажи, закупки, возвраты и бонусы.
Винисиус Паначо усиливает прямую связь между ERP и внутренними процессами. Оценка системы подразумевает прохождение рабочих процессов и пересмотр того, как функционирует каждый этап операции. Это включает проверку того, кто вводит учетные данные, кто выпускает документы, кто проверяет данные и кто исправляет ошибки, гарантируя, что информация, сгенерированная одним отделом, остается корректной на последующих этапах.
Маркос Оливейра критикует идею делегирования всей подготовки бухгалтеру. Он утверждает, что крупные корпорации уже начали адаптацию с помощью внутренних команд или консалтинговых фирм, в то время как малые и средние предприятия все еще часто зависят от рекомендаций бухгалтерских фирм, что он считает большой ошибкой, и основная забота должна лежать на самом предпринимателе.
Таким образом, адаптация выходит за рамки ИТ-отдела, требуя участия секторов, которые обрабатывают или используют налоговую информацию, в пересмотре процессов и тестировании. Основываясь на рекомендациях экспертов и технических требованиях, опубликованных компетентными органами, подготовка может быть сегментирована:
Официальный график поэтапный, и компании должны проверить, какие правила применимы к используемым налоговым документам. Федеральная налоговая служба и CGIBS советуют налогоплательщикам и разработчикам включать сроки адаптации и предварительное тестирование в свое планирование. Оливейра отмечает, что в то время как крупные компании продвигаются собственными командами или консалтинговыми фирмами, МСП все еще ждут бухгалтерских рекомендаций. Бухгалтер предупреждает, что те, кто планирует сейчас, в августе или сентябре, уже значительно отстают, и им следовало начать в конце прошлого года или в начале этого.
Роберта Маркеш заключает, утверждая, что переходный период следует использовать для уточнения учетных данных, настройки систем и тестирования операций до того, как изменения приобретут более широкий масштаб. Для нее суть проблемы заключается в переводе правил реформы в практические ежедневные процессы. Следовательно, технологическая модернизация не заканчивается установкой обновления; крайне важно обеспечить, чтобы система, данные и реальные процессы компании были интегрированы и работали в соответствии с новыми нормами.