O problema da colaboração harmoniosa entre os departamentos de compras e os serviços jurídicos existe há muito tempo no mundo dos negócios. Quando a equipe de compras apresenta um novo fornecedor ideal com preços vantajosos e excelentes prazos de projeto, o entusiasmo muitas vezes diminui. O departamento jurídico precisa verificar os contratos, garantir que o novo fornecedor atenda aos mesmos padrões regulatórios que os anteriores e minimizar os riscos para a empresa.
A principal razão para essa complexidade é que diferentes departamentos utilizam processos e sistemas separados que podem não se integrar adequadamente. Dados do data-cubed.com mostram que, devido a gargalos nos processos e à má comunicação, cerca de 20 a 30% dos custos operacionais são desperdiçados. No entanto, os problemas modernos exigem soluções modernas, e o nível de orquestração de agência oferecido pela Tonkean pode ser uma solução para os atritos que surgem entre essas divisões dispersas.
A principal razão para os conflitos frequentes entre compras e juristas reside no fato de que eles frequentemente participam do mesmo processo comercial, mas o veem de pontos de vista diferentes. O departamento de compras está focado em obter vantagem comercial: eles buscam velocidade, alta produtividade e custo ótimo. Por sua vez, o departamento jurídico garante a proteção dos interesses legais da organização, assegurando o cumprimento das normas, a redução de riscos e o cumprimento das obrigações contratuais.
Praticamente em toda organização são utilizadas tecnologias especializadas que são frequentemente necessárias para o funcionamento moderno dos negócios. No entanto, esses sistemas podem intensificar o atrito entre os departamentos quando o processo exige atenção de duas equipes diferentes. Ao analisar os fluxos de trabalho dos departamentos jurídico e de compras, o problema dos sistemas isolados torna-se evidente.
Surgem problemas como a necessidade de entrada manual de dados, o que consome tempo precioso, embora os sistemas devam ser altamente digitalizados. O data-cubed.com afirma que um funcionário médio pode gastar até 65% do tempo de trabalho em atividades que não geram valor real. Mais da metade dos funcionários gasta diariamente pelo menos duas horas em tarefas repetitivas, como entrada de dados, em vez de realizar trabalho qualificado. Mas os sistemas isolados não são a única fonte de atrito; a falta de contexto também é um problema que a orquestração de agentes pode resolver.
O nível de orquestração de agentes deve ser visto como um elo de ligação posicionado entre todas as pessoas, processos de negócios, agentes de IA e sistemas utilizados pela organização. A essência não é abandonar completamente a tecnologia existente, mas sim melhorar o nível de coordenação entre esses diferentes sistemas e processos. O nível de orquestração de agentes permite que equipes separadas usem tecnologias corporativas, coordenando simultaneamente o trabalho realizado através dessas tecnologias e conectando-as.
Existem vantagens claras no aumento da coordenação em todos os departamentos da organização, mas a ideia de substituir todo o conjunto de ferramentas de cada departamento por um sistema único e universal pode causar um grande estresse. Esta é uma ideia ineficiente, cara e, acima de tudo, desnecessária. Os sistemas existentes não devem ser substituídos, mas ferramentas como aplicativos procure-to-pay, ferramentas de gerenciamento de documentos, plataformas de comunicação, sistemas de assinatura eletrônica, CLM e plataformas ERP devem ser interligadas.
A orquestração de agentes oferece a possibilidade de sobrepor uma camada operacional comum sobre as ferramentas corporativas existentes. Os departamentos poderão interagir sem alterar as ferramentas nem renunciar à sua funcionalidade atual. Uma das aplicações mais eficazes da orquestração de agentes é o uso de agentes de IA dentro dos processos organizacionais. Em vez de o funcionário ter que contatar separadamente cada departamento para esclarecimentos ou informações ao iniciar um processo, ele pode simplesmente fazer sua solicitação ao agente de IA na camada de orquestração. Este agente então determinará quais departamentos são necessários com base nas políticas organizacionais previamente estabelecidas e iniciará o processo de processamento da solicitação.
Tal coordenação economizará tempo e comunicação desnecessária, pois os agentes de IA se comunicarão apenas com os departamentos relevantes dentro de qualquer processo. De acordo com estimativas da Forbes, cerca de 42% dos proprietários de empresas consideraram promissora a utilização de agentes de IA para otimizar fluxos de trabalho. A colaboração nas organizações não consiste em substituir as ferramentas dos departamentos, mas em uni-las em torno de um processo comum, o que é garantido pelo nível de orquestração de agentes.