A gestão de operações empresariais, abrangendo vendas, compras, estoque, finanças e emissão de documentos fiscais, depende do sistema de gestão, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning). Este software centraliza informações cruciais para o cálculo de tributos e registro de atividades. Contudo, especialistas alertam que meramente atualizar o programa fornecido pelos fabricantes pode ser insuficiente para garantir a conformidade com as novas diretrizes da reforma tributária.
As empresas necessitam ir além da instalação das novas versões, precisando auditar parametrizações, customizações, registros de produtos e serviços, bem como os procedimentos internos. Um erro em um dado ou uma configuração inadequada pode impactar desde a emissão de uma nota fiscal até o correto aproveitamento de créditos operacionais.
A adaptação dos sistemas já faz parte do processo de transição. A Receita Federal comunicou que, a partir de 2026, os contribuintes deverão atender às novas exigências relativas à emissão de documentos fiscais eletrônicos, que incluirão informações detalhadas de IBS e CBS, seguindo os layouts e Notas Técnicas específicos. O cronograma de implementação divulgado em julho também prevê a necessidade de adequação dos sistemas emissores e a realização de testes preliminares pelos contribuintes.
Desafios na transformação da legislação em processos internos
Roberta Marques, tributarista e advogada do escritório Araúz Advogados, aponta que a legislação serve apenas como ponto de partida; o desafio real reside em converter essas normas em processos operacionais internos. Ela explica que, com a reforma, a lógica utilizada pelo ERP para calcular impostos, baseada na legislação atual, sofrerá uma mudança completa.
Para Marcos Oliveira, contador e especialista tributário, a complexidade do trabalho varia conforme o uso que cada empresa dá ao seu sistema. Enquanto algumas utilizam o ERP próximo ao padrão original, outras acumularam inúmeras customizações ao longo do tempo. Nestes últimos casos, é fundamental mapear cada modificação para entender seu impacto na reforma.
Oliveira menciona que existem empresas com customizações tão extensas que se tornam um "Frankenstein". Ele enfatiza que a atualização do fabricante não cobre necessariamente todas as alterações feitas internamente pela companhia.
Vinicius Panacho, advogado tributarista e sócio do escritório Failla, Lima e Riva Advogados, conecta a atualização do ERP à revisão dos processos. Ao verificar se o sistema está pronto, a empresa revisita seus fluxos de trabalho e a maneira como as operações são conduzidas. Ele ressalta que, mesmo com um ERP compatível, problemas podem surgir se os cadastros e dados estiverem incorretos, visto que o sistema depende das informações para calcular tributos e preencher documentos fiscais.
Riscos de bases de dados inadequadas e consequências operacionais
José Homero Adabo, contador e diretor financeiro do Sescon Campinas, abordou o risco de combinar um sistema funcional com uma base de dados deficiente. Segundo ele, o perigo mais grave é a impossibilidade de emitir a nota fiscal.
Adabo adverte que uma base de dados inadequada pode inviabilizar a emissão do documento fiscal. Roberta Marques detalha que as consequências de uma nota rejeitada ou emitida erroneamente podem se propagar para diversas áreas, como tecnologia, finanças, compras, logística e operações comerciais.
Marques direciona atenção especial ao cadastro de produtos e à classificação fiscal, recomendando a checagem dos códigos atribuídos aos itens e sua correta vinculação ao tratamento tributário aplicável. Uma classificação errada pode levar à rejeição da nota e exigir retrabalho.
Marcos Oliveira complementa que a análise do cadastro deve considerar também o regime tributário do fornecedor, pois isso afeta a capacidade da empresa compradora de apropriar créditos. Assim, a revisão do cadastro passa a englobar informações fiscais, e não apenas os dados comerciais dos itens.
Panacho destaca a importância dos dados nos documentos fiscais, especificamente no XML, que contém informações estruturadas passíveis de cruzamento. Ele salienta que haverá muito mais dados disponíveis para esse tipo de análise, reforçando a relevância dos dados na atual era de cruzamento de informações.
Cronograma oficial e flexibilizações
O cronograma oficial estipula fases distintas para os documentos fiscais, dependendo do tipo de documento e do contribuinte. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 define as datas de obrigatoriedade e a publicação dos layouts, considerando a adaptação dos sistemas e os testes prévios pelos contribuintes. Essas datas podem sofrer ajustes pontuais por motivos técnicos ou operacionais.
Em agosto, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS flexibilizaram o início de certas validações que poderiam resultar na rejeição automática de documentos devido à ausência de campos de IBS e CBS. Apesar dessa flexibilização reduzir temporariamente o risco de rejeição automática nessas situações, a obrigação de fornecer as informações permanece, e a documentação técnica segue sendo atualizada durante a transição.
Foco operacional e revisão de fluxos de trabalho
Para Roberta Marques, o maior obstáculo enfrentado pelas empresas menores reside na esfera operacional. Ela aconselha parametrizar o sistema e simular operações rotineiras do negócio, como vendas, compras, devoluções e bonificações.
Vinicius Panacho reforça a ligação direta entre o ERP e os processos internos. Avaliar o sistema implica percorrer os fluxos de trabalho e reexaminar como cada fase da operação funciona. Isso inclui verificar quem insere os cadastros, quem emite os documentos, quem valida os dados e quem corrige falhas, garantindo que as informações geradas por uma área permaneçam corretas nas etapas subsequentes.
Marcos Oliveira critica a ideia de delegar toda a preparação ao contador. Ele argumenta que grandes corporações já iniciaram a adaptação com equipes internas ou consultorias, enquanto pequenas e médias ainda dependem, muitas vezes, de orientações dos escritórios contábeis, o que ele considera um grande equívoco, cabendo mais preocupação ao próprio empresário.
Dessa forma, a adaptação transcende a equipe de TI, exigindo a participação de setores que manipulam ou utilizam informações fiscais na revisão de processos e testes. Com base nas orientações dos especialistas e nas exigências técnicas divulgadas pelos órgãos competentes, a preparação pode ser segmentada:
O cronograma oficial é escalonado, e as empresas devem verificar quais regras se aplicam aos documentos fiscais utilizados. A Receita Federal e o CGIBS orientam que contribuintes e desenvolvedores incluam os prazos de adaptação e os testes prévios em seu planejamento. Oliveira observa que, enquanto grandes empresas avançam com equipes próprias ou consultorias, PMEs ainda esperam por orientações contábeis. O contador alerta que quem está planejando agora, em agosto ou setembro, já está significativamente atrasado, devendo ter começado no final do ano anterior ou início deste.
Roberta Marques conclui defendendo que o período de transição deve ser usado para refinar cadastros, configurar sistemas e testar operações antes que as mudanças tenham um alcance mais amplo. Para ela, o cerne do desafio é traduzir as regras da reforma em processos práticos diários. Portanto, a modernização tecnológica não se encerra com a instalação de uma atualização; é imperativo assegurar que o sistema, os dados e os processos reais da empresa estejam integrados e operando conforme as novas normativas.