A reforma tributária já está em processo de implementação, e o ano de 2026 é crucial para que pequenas e médias empresas ajustem seus sistemas, documentos fiscais e procedimentos visando as alterações que começarão a valer a partir de 2027. Embora a transição total se estenda até 2033, certos prazos estão se aproximando e demandam decisões ou adaptações ainda neste ano.
A preparação não deve ser responsabilidade exclusiva do contador ou do setor fiscal. É necessário planejar também sistemas de gestão, cadastros, emissão de notas, contratos, definição de preços, gestão de fornecedores, clientes e fluxo de caixa. Para Marcos Oliveira, contador e especialista tributário, esta mudança afetará diversas esferas da operação, impactando desde a compra e venda até a negociação e a forma como os valores são repassados, influenciando o saldo de caixa tanto da empresa vendedora quanto do fornecedor.
O cronograma da reforma tributária segue sendo detalhado e atualizado pelos órgãos competentes, especialmente no que tange às regras operacionais e aos documentos fiscais. As datas mencionadas nesta reportagem refletem as diretrizes vigentes no momento da publicação e estão sujeitas a possíveis modificações.
Diante dos prazos iminentes, o passo imediato é iniciar a preparação internamente. Esperar para os meses seguintes pode diminuir o tempo disponível para identificar falhas, realizar correções e testar os sistemas antes da vigência das novas normas. Abaixo, são apresentados os pontos essenciais que pequenas e médias empresas devem analisar durante este período de transição.
Antes de modificar sistemas ou tomar decisões tributárias, a empresa precisa compreender como as novas regras afetam suas atividades centrais. Elementos como o regime tributário adotado, os produtos e serviços comercializados, o perfil de clientes e fornecedores, e a maneira de aproveitar créditos são fatores que necessitam de consideração.
Marcos Oliveira aconselha realizar uma simulação específica para o próprio negócio, avaliando contratos, clientes e fornecedores. Ele também sugere que a empresa entenda como seus parceiros estão lidando com a reforma, acompanhe as tendências do mercado e se organize financeiramente.
Orientações de José Homero Adabo
José Homero Adabo, diretor financeiro do Sescon Campinas, reforça a necessidade de empresários e profissionais de contabilidade monitorarem diretamente as normas relativas à reforma. Ele aponta que já existem disposições legais, regulamentações e normas do Comitê Gestor referentes aos documentos fiscais que devem ser estudados para determinar a melhor abordagem para cada tipo de negócio.
É fundamental que haja dedicação tanto do empresário quanto dos escritórios para que ambos se aprofundem nestes documentos legais e encontrem a maneira ideal de servir ao cliente.
Para aqueles que ainda não são optantes do Simples Nacional e desejam aderir em 2027, o pedido deve ser protocolado entre 1º e 30 de setembro de 2026. Este regime passará a ter efeito em 1º de janeiro de 2027. O pedido feito em setembro pode ser cancelado até o final de novembro, mas tal cancelamento é definitivo para o ano de 2027.
Empresas já integrantes do Simples e que pretendem permanecer no regime não precisam solicitar uma nova opção para manutenção. Contudo, em setembro, elas têm a opção de recolher IBS e CBS sob o regime normal, fora do DAS, para o período de janeiro a junho de 2027. Se essa escolha não for feita, os dois tributos permanecerão na guia do Simples no primeiro semestre, havendo uma nova chance de decisão em março de 2027 para o segundo semestre.
Adabo alerta especificamente para empresas do Simples que vendem para revendedores. Segundo ele, estes negócios precisam simular diversos cenários, pois a modalidade de recolhimento pode impactar o crédito recebido pelo cliente e, consequentemente, a competitividade do fornecedor. Ele cita como exemplos fornecimento para autopeças, supermercados e lojas.
Desafios Tecnológicos e Operacionais
A tecnologia representa outra área vital na preparação. Para Roberta Marques, tributarista e advogada do escritório Araúz Advogados, o desafio transcende o mero conhecimento da legislação; trata-se de converter as novas regras em processos funcionais na rotina operacional. A legislação serve apenas como ponto de partida, mas o verdadeiro desafio reside em transformar essas normas em fluxos de trabalho internos.
Atualmente, um ERP pode calcular impostos com base na legislação vigente, mas com a reforma tributária, essa lógica sofre uma transformação completa. Entre as medidas sugeridas pela advogada estão a revisão do cadastro de produtos, a classificação fiscal e a parametrização do sistema, além da realização de testes com as operações usuais do negócio. Ela recomenda simular cenários como compras, vendas, devoluções e bonificações antes da faturação efetiva.
Marcos Oliveira destaca a atenção necessária para empresas que implementaram muitas personalizações em seus sistemas de gestão. Nestes casos, uma simples atualização do fabricante pode ser insuficiente; é preciso mapear como as modificações anteriores se relacionam com os processos afetados pela reforma. A recomendação não é necessariamente substituir o ERP, mas sim checar com o fornecedor se o software será atualizado, identificar integrações e customizações, e testar a funcionalidade dos processos.
A classificação fiscal é outro ponto crítico. Roberta Marques adverte que códigos incorretos podem levar à rejeição de notas fiscais e gerar retrabalho. Ela aconselha vincular cada produto ao seu código correto e verificar o tratamento tributário aplicável. Marcos Oliveira complementa que o regime tributário do fornecedor pode influenciar a capacidade de a empresa compradora apropriar créditos, exigindo que o cadastro considere não só as características do item, mas também as informações tributárias do fornecedor.
Impacto na Informação e Fluxo de Caixa
Vinicius Panacho, advogado tributarista e sócio do escritório Failla, Lima e Riva Advogados, associa essa mudança ao aumento significativo de dados contidos nos documentos fiscais. Ele argumenta que os dados do XML poderão ser utilizados em mais cruzamentos, elevando a importância da organização das informações que alimentam os sistemas. Há muito mais informação, visto que o XML comporta grande volume de dados para cruzamento.
O cronograma oficial estabelece fases distintas para a implementação dos documentos fiscais eletrônicos ligados à reforma, variando conforme o tipo de documento e o contribuinte. As empresas devem verificar qual regra se aplica à sua operação e acompanhar a divulgação dos leiautes e validações pertinentes. O calendário leva em conta a necessidade de adaptação dos sistemas emissores e a realização de testes preliminares.
Houve uma alteração relevante em agosto: a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS esclareceram que a obrigação de fornecer informações de IBS e CBS não foi suspensa. O que foi adiado foi o início das validações que poderiam causar a rejeição automática dos documentos pela falta de campos específicos. Dessa forma, os documentos podem ser autorizados mesmo sem todos esses campos nas situações cobertas pelo adiamento das validações.
Isso não anula a necessidade de preparo. Os sistemas continuam precisando ser adaptados aos layouts e regras aplicáveis, e as empresas devem acompanhar as atualizações técnicas. Para microempresas e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços via NFS-e, existe uma regra específica: o uso do Emissor Nacional da NFS-e será obrigatório em 1º de novembro de 2026. Já a obrigatoriedade de IBS e CBS para esses contribuintes começa em 1º de janeiro de 2027.
Por isso, é prudente utilizar os próximos meses para testar as operações rotineiras, como vendas, compras, devoluções e bonificações. Além da esfera fiscal, a reforma pode influenciar decisões comerciais. Marcos Oliveira recomenda revisar contratos existentes e dialogar com clientes e fornecedores sobre como cada parte lidará com a transição, pois cláusulas tributárias genéricas atuais podem ser insuficientes para o novo cenário.
A precificação também exige análise. Marcos Oliveira afirma que as empresas devem simular o impacto da reforma em seus próprios produtos e negócios. Roberta Marques, por sua vez, salienta que preço, margem e capital de giro devem ser considerados ao avaliar os efeitos da nova tributação.
O fluxo de caixa é outra preocupação levantada por Marcos Oliveira, que lista a organização financeira para a nova dinâmica de recolhimento tributário entre as providências necessárias. Panacho relaciona isso ao conceito de split payment, explicando que parte do valor referente ao tributo pode ser enviada ao governo no ato da transação, em vez de permanecer temporariamente no caixa da empresa. No caso do split payment, o valor não entra mais no caixa da empresa; se uma mercadoria custa cem, entram oitenta e cinco, diferentemente do passado, onde cem entrava e o pagamento dos quinze era postergado.
O próprio tributarista ressaltou que o funcionamento desse mecanismo ainda depende de regulamentação. Portanto, para o planejamento atual, a questão deve ser incluída no planejamento financeiro sem tratá-la como algo totalmente consolidado, dado o que ainda está em regulamentação.
A preparação também deve envolver setores que normalmente não são responsáveis pela parte tributária. Roberta Marques enfatiza que a reforma não é exclusiva do setor fiscal ou contábil, e que problemas na emissão de documentos podem afetar tecnologia, finanças, compras, logística, contratos e preços. Marcos Oliveira também considera um equívoco deixar todo o preparo nas mãos do contador. Enquanto grandes corporações possuem equipes internas ou consultorias dedicadas à adaptação, pequenas e médias empresas frequentemente aguardam orientação do escritório contábil. Ele afirma que este é o maior erro, e que o empresário deve estar mais engajado nisso. Isso não diminui a importância da contabilidade, pois os profissionais também precisarão se adaptar, e Adabo defende uma colaboração entre contador e advogado tributarista, com papéis distintos na interpretação das regras e na execução prática.
A empresa precisa definir quem acompanhará as mudanças, quais áreas serão envolvidas e como as informações serão transmitidas aos responsáveis pelos sistemas, fiscal e financeiro. É igualmente vital acompanhar as atualizações dos órgãos responsáveis, visto que regras e cronogramas continuam sendo detalhados durante a transição. Para Marcos Oliveira, um dos maiores impedimentos à preparação é a crença de que a reforma ainda está distante, ignorando que ela é uma realidade constante e já em curso.